Posisi:

• Duty Manager

Tata Cara Melamar

Baca Juga : Lowongan Ticketing Staff Di VIA.com 2024

Kualifikasi Umum Duty Manager di Hilton

• Mampu membaca, menulis, berbicara, dan memahami bahasa Inggris dan Mandarin (merupakan nilai tambah) untuk berkomunikasi secara efektif dengan tamu dan karyawan.
• Mampu menangani pelanggan internal dan eksternal secara efektif, termasuk beberapa yang membutuhkan tingkat kesabaran, kehati-hatian, dan diplomasi yang tinggi untuk meredakan kemarahan, mengumpulkan dan menganalisis informasi secara akurat, serta menyelesaikan konflik.
• Memiliki keterampilan interpersonal yang kuat untuk memastikan kepuasan tamu secara keseluruhan.
• Memiliki pemahaman matematika yang baik untuk mengerti dan menafsirkan angka terkait operasional hotel.
• Keterampilan organisasi dan pengawasan yang menyeluruh.
• Terampil dalam menyelesaikan tugas.
• Mampu bekerja di bawah tekanan dan menangani situasi stres selama periode sibuk.

Tugas dan Tanggung Jawab Duty Manager di Hilton:

• Berkomunikasi secara efektif, baik lisan maupun tulisan, untuk memberikan arahan yang jelas kepada anggota tim, mengamati kinerja, dan mendorong perbaikan.
• Melakukan wawancara, memilih, melatih, mengawasi, mengevaluasi, memberi bimbingan, dan menerapkan prosedur disiplin untuk anggota tim Front Office.
• Memantau lalu lintas lobi dan menugaskan anggota tim sesuai kebutuhan.
• Meninjau reservasi VIP dan memastikan penanganan yang tepat untuk VIP dan kelompok, memesan fasilitas, dan mengelola tamu yang datang.
• Memperbarui sistem dengan memasukkan inventaris dan kelompok non-inventaris, memantau permintaan penanganan reservasi khusus, dan mengawasi perubahan tarif untuk tamu yang menginap.
• Menghitung penggajian harian, jadwal, dan laporan lainnya, menganalisis data, serta membuat keputusan berdasarkan pengalaman dan pengetahuan untuk mempersiapkan perkiraan kedatangan dan keberangkatan harian dan mingguan.
• Mengelola tim Front Office, menyelesaikan masalah tamu, dan menerapkan solusi dengan menggunakan kebijaksanaan dan penilaian.
• Memimpin dan memotivasi anggota tim dengan menjadi teladan dan menggunakan praktik manajemen yang kompeten dan konsisten.
• Bertanggung jawab atas hotel sebagai Duty Manager jika Front Office Manager tidak hadir.
• Menyelesaikan tugas shift malam sebagai Night Manager saat dia tidak bertugas.
• Berpartisipasi aktif dalam melatih tim, memfasilitasi sesi pelatihan formal, dan pelatihan di tempat kerja untuk memastikan semua anggota tim memiliki standar yang sama.
• Menghadiri pelatihan sesuai kebutuhan.
• Bertindak sebagai pelatih dan mentor bagi anggota tim, memperkuat standar dan harapan, serta memotivasi anggota tim untuk mencapai target yang telah ditetapkan.
• Menjaga disiplin di antara anggota tim, memastikan konsistensi sesuai dengan buku panduan anggota tim, Undang-Undang Ketenagakerjaan China, dan pedoman HR, serta memberikan disiplin yang sesuai saat dibutuhkan.
• Melakukan PDR, pertemuan satu lawan satu sepanjang tahun, memastikan umpan balik yang diberikan kepada anggota tim adil, tidak memihak, dan memberikan platform untuk perbaikan berkelanjutan sesuai dengan standar Hilton.
• Terlibat dalam perencanaan suksesi dan pengembangan anggota tim berpotensi tinggi untuk memastikan bahwa semua anggota tim dilatih untuk melanjutkan ke level karier berikutnya.
• Berkontribusi pada hotel dan tim dengan berbagi ide dan saran baru untuk perbaikan, menjadi inovatif dan kreatif dalam memberikan layanan berkualitas dan kepedulian kepada anggota tim serta tamu.
• Bertanggung jawab atas kelancaran induksi dan fasilitasi pelatihan untuk anggota tim baru, memastikan mereka dilatih hingga mencapai standar minimum dan dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan kompeten serta mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
• Menciptakan suasana hangat dan menyambut bagi tamu, memastikan mereka merasa diharapkan dan langsung “seperti di rumah” saat tiba.
• Memeriksa tamu sesuai dengan detail reservasi mereka, memastikan kartu registrasi telah diisi, informasi reservasi dikonfirmasi, nomor Hilton Honors dan Frequent Flyer ditanyakan, serta metode pembayaran terjamin.
• Memastikan tamu diantar ke kamar mereka, fasilitas hotel dan fitur kamar dijelaskan, dan barang bawaan diantarkan dengan cepat.
• Menangani keluhan dengan cepat dan efisien, mengambil tindakan yang diperlukan, serta memberi tahu Guest Relations Manager untuk menindaklanjuti jika diperlukan.
• Menindaklanjuti dengan tamu untuk memastikan kepuasan dengan penyelesaian masalah.
• Menjaga kesadaran terhadap profil tamu dan preferensi spesifik, memastikan bahwa preferensi tersebut diimplementasikan untuk setiap reservasi.
• Bertindak sebagai kontak pertama dan penghubung bagi tamu VIP, memastikan mereka diperlakukan secara pribadi dan diakui sebagai individu.
• Duty Manager di Hilton Mengalokasikan kamar sesuai dengan reservasi tamu, preferensi, dan catatan, menjaga pendekatan yang sistematis dan berfokus pada penjualan untuk manajemen inventaris kamar.
• Duty Manager di Hilton Mempromosikan Hilton Honors dan manfaatnya kepada tamu yang belum terdaftar dalam program, memastikan anggota Hilton Honors yang ada menerima layanan yang personal dan profesional serta manfaat mereka diperoleh.
• Duty Manager di Hilton Berhubungan dengan tim Sales, Reservations, dan Business Development untuk menangani tamu korporat.
• Duty Manager di Hilton Memastikan profil tamu dan informasi dimasukkan ke dalam sistem Laporan Polisi secara tepat waktu dan akurat.
• Menerapkan standar merek Hilton dalam setiap tindakan, bertindak sebagai panutan dan contoh bagaimana standar tersebut diterapkan dalam praktik.
• Memiliki pengetahuan tentang fasilitas dan layanan hotel serta pengetahuan dasar tentang Hilton International, MEAP, dan properti lainnya di China.
• Selalu mengikuti informasi tentang fasilitas, atraksi, tempat wisata, dan aktivitas di dalam dan sekitar hotel.
• Memastikan komunikasi, koordinasi, dan kerjasama antara Front Desk dan departemen operasional lainnya, khususnya Housekeeping, F&B, dan Akun.
• Menjaga sistem hotel untuk memastikan akurasi informasi dan data, serta memastikan sistem tersebut mudah digunakan dan dioperasikan dengan cara yang terorganisir dan sistematis.
• Memastikan peralatan dan sistem Front Desk berfungsi setiap saat, serta area tersebut tetap bersih, rapi, dan terorganisir.
• Duty Manager di Hilton Menyampaikan informasi secara efektif, memastikan bahwa semua detail yang diperlukan dikomunikasikan kepada orang yang dituju dan tindakan yang tertunda diselesaikan serta kepuasan tamu dipastikan.
• Melakukan briefing harian, pergantian shift, menghadiri rapat, dan secara efektif mengomunikasikan informasi kepada anggota tim.
• Memastikan bahwa Front Office Manager selalu mengetahui dan mengikuti perkembangan masalah operasional.
• Memastikan bahwa fungsi harian Front Desk diselesaikan, termasuk namun tidak terbatas pada daftar periksa Guest Services Manager, laporan jejak, pemeriksaan batas kredit, cadangan online, alokasi kamar, Lost Interface, Pay-Masters, ketidaksesuaian diskon dan tarif, serta kartu registrasi.
• Memeriksa kartu registrasi, informasi pertemuan dan fungsi, instruksi penagihan, catatan keuangan, dan cadangan reservasi untuk memastikan bahwa semua informasi yang diterima diambil tindakan.
• Menyelesaikan laporan sesuai permintaan, memastikan laporan tersebut lengkap dan dikirim tepat waktu ke pihak yang bersangkutan.
• Mengikuti perkembangan dan mengetahui kegiatan pesaing untuk menjadi proaktif dan menciptakan keunggulan pasar.
• Mematuhi strategi penjualan hotel yang berbasis permintaan dan menjaga integritas tarif dengan menawarkan tarif yang jelas, transparan, dan bernilai bagi tamu.
• Mematuhi prosedur dan peraturan kesehatan & keselamatan, manajemen darurat, manual bencana, prosedur kebakaran, dan peraturan lainnya.
• Jika Guest Relations Manager tidak hadir, menjadi bagian dari Tim Kebakaran dan mengambil tindakan sesuai prosedur.
• Mematuhi prosedur penanganan uang tunai yang standar di antara anggota tim, memastikan bahwa semua anggota tim menyeimbangkan float mereka dan melakukan drop jumlah yang diperlukan.
• Mematuhi kebijakan kredit perusahaan saat menangani transaksi tunai, kartu kredit, buku besar kota, menyediakan layanan penukaran mata uang, LPO, dan pembayaran pihak ketiga untuk kamar, pertemuan, F&B, dan lainnya.
• Menjaga kotak penyimpanan barang berharga, memastikan barang berharga tamu selalu aman dan terjaga.
• Duty Manager di Hilton Menindaklanjuti akun yang tertunggak untuk memastikan tidak ada kehilangan pendapatan dan metode pembayaran untuk reservasi mendatang dijamin.
• Duty Manager di Hilton Memastikan keakuratan biaya dengan memeriksa folio tamu pada saat keberangkatan.
• Duty Manager di Hilton Mengelola biaya secara efektif dengan meminimalkan dan mengontrol pengeluaran.
• Duty Manager di Hilton Menyetujui pengembalian dana, diskon, dan potongan harga jika berlaku.
• Duty Manager di Hilton Menjaga kesadaran akan peluang penjualan di dalam hotel, memaksimalkan pendapatan secara etis dan bertanggung jawab, memastikan tamu mendapatkan nilai uang dan mematuhi standar merek Hilton.
• Mematuhi kebijakan dan prosedur keamanan serta darurat hotel.
• Melaksanakan tugas dan tanggung jawab lain yang wajar sesuai penugasan.
• Manajemen berhak mengubah deskripsi pekerjaan ini atas kebijakannya sendiri dan tanpa pemberitahuan sebelumnya.